Befolge diese E-Mail-Outreach-Schritte, um nicht blockiert zu werden.

Vor Kurzem hat uns ein Kunde mit einer warnenden Geschichte angerufen. In seinem früheren Unternehmen nutzten sie Apollo.io für Massen-E-Mail-Outreach. Alles schien reibungslos zu laufen - bis ihre gesamte E-Mail-Sendeleistung blockiert wurde. Der Grund? Sie hatten ihre E-Mail-Infrastruktur nicht richtig vorbereitet, und das Ergebnis war katastrophal. Kein Outreach mehr, keine Kommunikation, und ein ernsthaft beschädigter Ruf.

Damit dir das nicht passiert, haben wir die wichtigsten technischen Schritte definiert, die du vor dem Start einer E-Mail-Outreach-Kampagne unternehmen musst. Durch das Befolgen dieser Richtlinien schützt du den Ruf deiner Domain und stellst sicher, dass deine E-Mails dein Publikum erreichen, ohne als Spam markiert zu werden.

1. Richte sekundäre Domains für Massen-Outreach ein

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen wie das unseres Kunden blockiert werden, ist, dass sie alle Outreach-E-Mails von ihrer primären Domain senden. Wenn eine primäre Domain als Spam markiert wird oder zu viele "Bounces" hat, droht sie auf einer Blacklist zu landen, was alle zukünftigen E-Mails unzustellbar macht.

Die Lösung? Richte sekundäre Domains ein. Dies sind alternative Domains, die ähnlich sind wie deine Hauptdomain und exklusiv für Outreach genutzt werden. Dies hält deine primäre Domain sicher und ermöglicht eine Skalierung des Outreachs. Sekundäre Domains schützen auch deinen Absender-Ruf, sodass deine Kerngeschäfts-E-Mails nicht von Problemen aus Massenkampagnen beeinträchtigt werden.

2. Wärme deine Domain auf

Bevor du eine große Menge an E-Mails von einer neuen oder sogar einer sekundären Domain sendest, musst du sie „aufwärmen“. Zu viele E-Mails von einer kalten Domain können sofort Spam-Filter auslösen. Der Aufwärmprozess deiner Domain besteht darin, zunächst eine kleine Menge an E-Mails zu senden und das Volumen im Laufe der Zeit schrittweise zu erhöhen, um Vertrauen bei den E-Mail-Anbietern aufzubauen.

Wir empfehlen hierfür dringend die Nutzung von Lemwarm. Lemwarm automatisiert diesen Prozess und stellt sicher, dass deine Domain den E-Mail-Dienstanbietern schrittweise vorgestellt wird, ohne rote Flaggen auszulösen. Es überwacht auch die Zustellbarkeit während der Aufwärmphase und hilft, zukünftige Probleme zu verhindern.

3. Überwache Spam- und Bouncequoten genau

Hohe Bouncequoten oder Spam-Beschwerden sind Hauptindikatoren dafür, dass etwas nicht stimmt. Wenn zu viele E-Mails bouncen oder als Spam gemeldet werden, kann deine Domain schnell disqualifiziert werden, was dazu führt, dass zukünftige E-Mails in Spam-Ordnern landen oder komplett blockiert werden.

Um dies zu vermeiden, richte ein Spam-Monitoring ein, um die Leistung zu überwachen. Dies hilft dir, zu sehen, ob deine E-Mails als Spam markiert werden oder ob deine Bouncequoten zu hoch sind. Früherkennung ermöglicht es dir, deine Strategie anzupassen, bevor dein Absenderruf einen ernsthaften Schaden nimmt. Es ist wichtig, niedrige Bouncequoten zu halten, um sicherzustellen, dass deine E-Mails in den Posteingängen deiner potenziellen Kunden landen und nicht in deren Spam-Ordnern.

4. Implementiere E-Mail-Authentifizierungsprotokolle (SPF, DKIM, DMARC)

Einer der Hauptgründe, warum E-Mails als Spam markiert werden, ist das Fehlen von Authentifizierungsprotokollen. E-Mail-Anbieter müssen sicher sein, dass die von ihnen zugestellten E-Mails von legitimen Quellen stammen und nicht manipuliert wurden. Hier kommen SPF, DKIM und DMARC ins Spiel.

Dies sind Authentifizierungsmethoden, die bestätigen, dass deine E-Mails von deiner Domain stammen und sicherstellen, dass sie auf dem Weg nicht verändert wurden. Das Einrichten dieser Protokolle gibt den E-Mail-Anbietern das Vertrauen, deine E-Mails in den Posteingang zuzustellen, anstatt sie in den Spam-Ordner zu werfen. Ohne diese können selbst gut gestaltete E-Mails direkt im Junk landen.

5. Check regelmäßig deine E-Mail-Öffnungsraten

Die Überprüfung der Öffnungsraten ist ein entscheidender Indikator für den Erfolg deiner E-Mail-Kampagne. Ein plötzlicher Rückgang der Öffnungsraten könnte darauf hindeuten, dass deine E-Mails den Posteingang nicht erreichen oder von Spamfiltern abgefangen werden. Indem du dieses Metrik genau beobachtest, kannst du schnell auf potenzielle Probleme reagieren und deine E-Mail-Strategie anpassen.

Wenn du beispielsweise einen Rückgang der Öffnungsraten bemerkst, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass deine E-Mails entweder für deine Empfänger nicht relevant sind oder dass der Ruf deiner Domain einen Dämpfer erhalten hat. In beiden Fällen hilft die frühzeitige Bearbeitung, langfristige Schäden an deinen Outreach-Bemühungen zu verhindern.

Fazit: Sei einen Schritt voraus

E-Mail-Outreach kann ein mächtiges Werkzeug sein, aber nur, wenn es richtig angewendet wird. Wie die Geschichte unseres Kunden zeigt, kann das falsche Aufsetzen zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, z.B. dass deine Domain blockiert wird und du den Zugang zu Tausenden potenzieller Kunden verlierst. Indem du die wichtigsten Schritte befolgst - sekundäre Domains einrichten, deine Domain mit Tools wie Lemwarm aufwärmen, Spam-Raten überwachen und die richtige E-Mail-Authentifizierung implementieren - schützt du deinen Absenderruf und stellst sicher, dass deine Kampagnen ihr volles Potenzial erreichen.

Lass vermeidbare Fehler nicht deinen Outreach gefährden. Beginne mit der richtigen technischen Grundlage und sieh zu, wie deine Kampagnen erfolgreich werden.

FAQs: E-Mail-Outreach Best Practices

1. Warum brauche ich sekundäre Domains für E-Mail-Outreach?

Sekundäre Domains sind entscheidend für den Schutz des Rufes deiner primären Domain. Wenn du Massen-Outreach betreibst und deine E-Mails zu viele Rückläufer haben oder als Spam markiert werden, könnte deine primäre Domain auf einer Blacklist landen. Die Nutzung von sekundären Domains isoliert mögliche Probleme und hält deine Haupt-Domain sicher, sodass die Kommunikation im Kerngeschäft immer reibungslos abläuft.

2. Was ist Aufwärmen der Domain und warum ist es wichtig?

Das Aufwärmen der Domain ist der Prozess des schrittweisen Erhöhens der Anzahl von E-Mails, die von einer neuen oder inaktiven Domain gesendet werden. Es hilft, Vertrauen bei E-Mail-Anbietern aufzubauen. Wenn du zu schnell ein großes Volumen an E-Mails von einer kalten Domain sendest, kann das Spam-Filter auslösen und zu blockierten E-Mail-Adressen führen. Die Nutzung von Tools wie Lemwarm automatisiert diesen Prozess und gewährleistet eine gute E-Mail-Zustellbarkeit.

3. Was passiert, wenn ich SPF, DKIM und DMARC nicht implementiere?

Ohne diese Authentifizierungsprotokolle könnten E-Mail-Anbieter die Legitimität deiner E-Mails infrage stellen, und sie landen eher in Spam-Ordnern. SPF, DKIM und DMARC helfen, deine Identität als Absender zu verifizieren und sicherzustellen, dass deine E-Mails während der Übertragung nicht verändert wurden, was deine Chancen verbessert, den Posteingang zu erreichen.

4. Wie überwache ich Spam- und Bouncequoten effektiv?

Spam-Monitoring-Tools ermöglichen dir, die Leistung deiner E-Mails zu verfolgen. Schaue dir regelmäßig Metriken wie Bouncequoten und Spam-Beschwerden an. Hohe Bounce oder Spam-Berichte könnten bedeuten, dass deine E-Mails markiert werden und du Korrekturmaßnahmen ergreifen musst, wie das Bereinigen deiner E-Mail-Liste, das Anpassen deiner Inhalte oder das Verlangsamen deines Outreachs.

5. Was ist eine gute E-Mail-Öffnungsrate?

Öffnungsraten variieren je nach Branche und Qualität deiner E-Mail-Liste. Allgemein wird eine Öffnungsrate zwischen 15 % und 25 % als solide für kaltes Outreach angesehen. Wenn deine Raten deutlich darunter fallen, könnte es bedeuten, dass deine E-Mails im Spam landen oder deine Botschaft bei deinem Publikum nicht ankommt.

6. Meine Domain wurde blockiert. Was soll ich tun?

Wenn deine Domain aufgrund zu vieler Spam-Meldungen oder Bounces blockiert wurde, ist es wichtig, den Outreach sofort zu stoppen. Du musst deine E-Mail-Liste bereinigen, deine E-Mail-Inhalte verbessern und möglicherweise den Outreach auf eine sekundäre Domain verlagern, während du daran arbeitest, den Ruf der blockierten Domain durch vorsichtiges Aufwärmen und Überwachen wiederherzustellen.